Dataskyddsbeskrivningar

Hän finns den svenska översättningen om dataskyddsbeskrving av stipendieregistret. Andra dataskyddsbeskrivningar finns på den finska sidan.

Dataskyddsbeskrivning av stipendieregistret vid Delegationen för informationsspridning

1. Registeransvarig

Delegationen för informationsspridning (TJNK) / Vetenskapliga samfundens delegation (TSV)
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors
info(at)tjnk.fi
tfn 09 228 69 236

2. Kontaktperson i registerärenden

Planerare Terhi Tarkiainen
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors
terhi.tarkiainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 235

3. Registrets namn

STIPENDIEREGISTRET, som består av

1. REGISTRET ÖVER SÖKANDE av stipendier hos Delegationen för informationsspridning

2. REGISTRET ÖVER MOTTAGARE av stipendier från Delegationen för informationsspridning

4. Rättsgrund för och syfte med behandlingen av personuppgifter

REGISTRET ÖVER SÖKANDE

Grunden för behandlingen av personuppgifter i registret över sökande är registeransvarigas berättigade förmån på basis av kundrelation eller annan saklig förbindelse. På ansökningsblanketten ger sökande dessutom sitt samtycke till behandling av deras uppgifter.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att

  • förbereda stipendieansökningar för bedömning
  • bedöma stipendieansökningar
  • fatta finansieringsbeslut
  • informera om finansieringsbeslut
  • samla in statistiska uppgifter om stipendieansökningar

REGISTRET ÖVER MOTTAGARE

Grunden för behandlingen av personuppgifter i registret över mottagare är registeransvarigas berättigade förmån på basis av kundrelation eller annan saklig förbindelse samt verkställande av avtal. På ansökningsblanketten ger sökande dessutom sitt samtycke till behandling av deras uppgifter.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att

  • ingå avtal med stipendiemottagaren
  • instruera i användning och rapportering av stipendier
  • utbetala beviljade stipendier
  • göra lagstadgade anmälningar till skattemyndigheten och Mela
  • följa upp beviljade stipendier: skicka begäran om utredning till stipendiemottagare, behandla mellan- och slutrapporter samt fatta beslut om uppföljning.

5. Uppgifter som behandlas

REGISTRET ÖVER SÖKANDE

Följande personuppgifter behandlas i registret över sökande:

  • sökandens namn
  • kontaktuppgifter: adress, telefonnummer, e-postadress
  • utbildning
  • befattning
  • kön (man/kvinna/inget svar)
  • projektets arbets- och publiceringsplan, inkl. budget
  • namn och kontaktuppgifter för projektarbetsgruppens övriga medlemmar
  • övrig finansiering för det stipendiefinansierade projektet som sökanden ansökt om och beviljats en-ligt sökandens anmälan
  • stipendier som sökanden beviljats under de tre föregående åren enligt sin anmälan
  • övriga uppgifter och bilagor som sökanden lämnat in, såsom meritförteckningar, arbetsprov, rekommendationer och kontaktuppgifter för dem som rekommenderat

REGISTRET ÖVER MOTTAGARE

Utöver ovan nämnda uppgifter behandlas följande uppgifter vid registret över mottagare:

  • personbeteckning
  • beskattningskommun
  • bankuppgifter
  • stipendiemottagarens mellan- och slutrapporter

6. Informationskällor

Alla personuppgifter i registret fås av dem som ansöker om stipendium. Sökanden fyller i stipendieansökan i Vetenskapliga samfundens delegations elektroniska ansökningssystemet och ansvarar för uppgifternas riktighet.

7. Utlämnande och överföring av uppgifter samt överföring av uppgifter utanför EU eller EES

REGISTRET ÖVER SÖKANDE

Stipendieansökningar behandlas endast av sekretariatet för och medlemmar i Delegationen för informationsspridning (TJNK) samt med Vetenskapliga samfundens delegations IT-tjänster. 

Listan över beslut relaterade till stipendiesökande fogas till mötesprotokollet och arkiveras permanent i arkivet för Delegationen för informationsspridning. Delegationens protokoll är offentliga (offentlighetsla-gen 621/1999). Listan över beslut innehåller följande uppgifter:

  • sökandens namn
  • utbildning
  • befattning
  • projektets namn
  • projektform
  • ansökt finansieringsbelopp
  • beviljat finansieringsbelopp
  • arbetsgrupp (ja/nej)
  • offentlig beskrivning av projektet

REGISTRET ÖVER MOTTAGARE

Följande uppgifter om beviljade stipendier offentliggörs på webbplatsen för Delegationen för informationsspridning www.tjnk.fi och i delegationens årliga verksamhetsberättelse:

  • mottagarens namn
  • projektets namn
  • projektform
  • beviljat belopp (månader och/eller euro)
  • offentlig beskrivning av projektet

Samtycke till offentliggörande på webbplatsen begärs av mottagaren på ansökningsblanketten.

Vetenskapliga samfundens delegation, i anslutning till vilken Delegationen för informationsspridning verkar, ansvarar för utbetalningen av stipendier och de lagstadgade anmälningarna till skattemyndigheten och Mela. För att utbetala stipendier och fullgöra sin informationsskyldighet överför Delegationen för informationsspridning följande personuppgifter som till ekonomitjänster vid Vetenskapliga samfundens delegation:

  • ansökans nummer
  • mottagarens namn
  • kontaktuppgifter
  • personbeteckning
  • beskattningskommun
  • bankuppgifter

Delegationen för informationsspridning överför inte uppgifter i stipendieregistret till regioner utanför EU/EES.

8. Skydd av uppgifter och förvaringstid

Manuellt material

Listan över stipendiesökande skrivs ut och fogas till delegationens mötesprotokoll. Delegationens protokoll är offentliga (offentlighetslagen 621/1999). Delegations arkiv för mandatperioden överlämnas till undervisnings- och kulturministeriet för permanent förvaring i ministeriets arkiv.

De ansökningar för vilka stipendier inte beviljas skrivs inte ut utan behandlas endast elektroniskt.

Ansökningarna relaterade till finansierade projekt skrivs ut, och till dem fogas ett exemplar av avtalet som ingås med stipendiemottagaren. Även stipendiemottagarnas meddelanden om projektändringar samt mellan- och slutrapporter fogas till den ursprungliga ansökan.

Alla handlingar förvaras i ett låst brandsäkert skåp på delegationens byrå. Handlingarna förvaras i 10 år från datumet för stipendiebeslutet, varefter de förstörs.

Elektroniskt material

Endast de medlemmar i Delegationen för informationsspridning som har rätt att behandla stipendiesökandes och -mottagares uppgifter har tillgång till systemet och nätdisken med personuppgifter. Varje användare har personligt användarnamn och lösenord. Uppgifterna samlas i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen, och endast vissa utsedda personer har tillgång till dem.

De uppgifter om stipendieansökningar som skickas till delegationens medlemmar för bedömning skyddas med lösenord och förstörs efter att finansieringsbesluten har fattats. Personuppgifterna i registren över sökande och mottagare förvaras endast så länge som de behövs. Stipendieansökningar av sökande som inte beviljas stipendium förvaras till slutet av ansökningsåret, varefter deras uppgifter raderas från databasen.

I ansökan förbinder sig stipendiemottagare att meddela förändringar i kontaktuppgifter till Delegationen för informationsspridning. Därigenom säkerställer man att irrelevanta, föråldrade eller felaktiga personuppgifter inte förekommer i registret. Sådana uppgifter korrigeras eller raderas utan dröjsmål. Stipendiemottagares skyldighet att meddela om föränd-ringar i kontaktuppgifter upphör efter att användningen av stipendiet har redovisats och uppföljningen avslutats. Uppgifter om stipendiemottagare förvaras i 10 år från datumet för stipendiebeslutet.

9. Registrerades rättigheter

Registrerade har rätt att granska sina uppgifter i personregistret.

Registrerade har rätt att kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas om det finns lagliga grunder för detta. Begäran om granskning ska riktas skriftligen till den kontaktperson som nämns i punkt två (2). Registrerade har också rätt att återkalla eller ändra sitt samtycke.

Enligt dataskyddsförordningen har registrerade rätt att motsätta sig eller begära att uppgifterna begränsas samt överklaga behandlingen av sina personuppgifter till tillsynsmyndighet-en.

10. Förändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna beskrivning förändras visas förändringarna i beskrivningen med datum. Om förändringarna är betydande informerar delegationen om dem även på andra sätt, till exempel per e-post eller på delegationens webbplats. Delegationen för informationsspridning rekommenderar att registrerade regelbundet besöker dess webbplats och beaktar eventuella förändringar i beskrivningen.

Dataskyddsbeskrivningen har uppdaterats senast 9.7.2020.