Tietosuojaselosteet

Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta (TJNK) pitää rekisteriä (diaari) käsittelemistään asioista. Rekisteröinnillä seurataan asioiden käsittelyä sekä varmistetaan julkisuusperiaatteen ja oikeusturvan toteuttaminen. TJNK:n toimintaan liittyvien tietojärjestelmien käyttötarkoitus ja niihin talletettavat tiedot on koottu tietosuojaselosteisiin.

Kenellä tahansa on pääsääntöisesti oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjoista niiltä osin kuin niihin ei sisälly salassa pidettäviä osia. Asiakirjapyynnön on oltava tiedoiltaan riittävän tarkka, jotta TJNK:ssa voidaan selvittää, mitä asiakirjoja se koskee. Jokaisella on oikeus julkisuuslain ja tietosuoja-asetuksen nojalla tarkistaa itseään koskevat tiedot TJNK:n rekistereistä ja asiakirjoista ja tarvittaessa pyytää tietojen oikaisemista. TJNK:n arkisto luovutetaan kunkin kolmivuotisen toimikauden päätteeksi Kansallisarkistoon osana opetus- ja kulttuuriministeriön arkistoa.

TJNK kerää yhteystietoja tiedottaakseen neuvottelukunnan toiminnasta, seminaareista ja koulutuksista sekä neuvottelukunnan antamista ohjeista ja suosituksista. TJNK:n tiedotuksessa käyttämät yhteystiedot ovat osa Tieteellisten seurain valtuuskunnan yhteisrekisteriä. TJNK:n käyttämät tiedot kerätään julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai rekisteröidyiltä itseltään (esim. apurahansaajat, uutiskirjeen tilaajat). Tietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojaselosteet:

Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan apuraharekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta (TJNK) / Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV)
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
info(at)tjnk.fi
puh. 09 228 69 236

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Suunnittelija Terhi Tarkiainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
terhi.tarkiainen(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

3. Rekisterin nimi

APURAHAREKISTERI, joka koostuu

1. Tiedonjulkistamisen apurahojen HAKIJAREKISTERISTÄ

2. Tiedonjulkistamisen apurahojen SAAJAREKISTERISTÄ

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

HAKIJAREKISTERI

Hakijarekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Hakijat myös antavat hakulomakkeessa suostumuksensa tietojensa käsittelylle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • apurahahakemusten valmistelu arviointia varten
  • apurahahakemusten arviointi
  • rahoituspäätösten tekeminen
  • rahoituspäätöksistä tiedottaminen
  • apurahahakua koskevien tilastotietojen kerääminen

SAAJAREKISTERI

Saajarekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä sopimuksen täytäntöön paneminen. Hakijat ovat myös antaneet hakulomakkeessa suostumuksensa tietojensa käsittelylle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • sopimuksen tekeminen apurahansaajan kanssa
  • apurahan käytöstä ja raportoinnista ohjeistaminen
  • myönnettyjen apurahojen saattaminen maksatukseen
  • lakisääteisten ilmoitusten tekeminen verottajalle ja Melalle
  • myönnettyjen apurahojen seuranta: selvityspyyntöjen lähettäminen apurahansaajille, väli- ja loppuraporttien käsitteleminen ja seurantapäätösten tekeminen.

5. Käsiteltävät tiedot

HAKIJAREKISTERI

Hakijarekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

  • hakijan nimi
  • yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • koulutusaste
  • työnkuva
  • sukupuoli (mies/nainen/ei vastausta)
  • hankkeen työsuunnitelma sekä julkaisu- ja viestintäsuunnitelma, ml. kustannusarvio
  • hankkeen työryhmän muiden jäsenten nimet ja yhteystiedot
  • hakijan ilmoittamat apurahoitettavaa hanketta varten haettu ja saatu muu rahoitus
  • hakijan ilmoittamat kolmen edellisen vuoden aikana saadut apurahat
  • hakijan toimittamat muut tiedot ja liiteaineistot, kuten ansioluettelot, työnäytteet, suosittelijat ja heidän yhteystietonsa

SAAJAREKISTERI

Saajarekisterissä käsitellään edellä mainittujen tietojen lisäksi seuraavia:

  • henkilötunnus
  • verotuskunta
  • pankkiyhteystiedot
  • apurahansaajan toimittamat väli- ja loppuraportit

6. Tietolähteet

Kaikki rekisterin henkilötiedot saadaan apurahanhakijalta itseltään. Hakija täyttää apurahahakemuksen Tieteellisten seurain valtuuskunnan sähköisessä hakujärjestelmässä ja vastaa tietojen oikeellisuudesta.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

HAKIJAREKISTERI

Apurahahakemuksia käsittelevät vain TJNK:n sihteeristö ja jäsenet sekä Tieteellisten seurain valtuuskunnan IT-palvelut.

Päätöslistaus apurahanhakijoista liitetään päätöskokouksen pöytäkirjaan ja arkistoidaan pysyvästi osana Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan toimikauden arkistoa. TJNK:n pöytäkirjat ovat julkisia (Julkisuuslaki 621/1999). Päätöslistauksessa ovat seuraavat tiedot:

  • hakijan nimi
  • koulutusaste
  • työnkuva
  • hankkeen nimi
  • hankemuoto
  • haetun rahoituksen määrä
  • myönnetyn rahoituksen määrä
  • työryhmä (kyllä/ei)
  • hankkeen julkinen kuvaus

SAAJAREKISTERI

Myönnetyistä apurahoista julkaistaan Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan verkkosivuilla www.tjnk.fi ja neuvottelukunnan vuosittaisessa toimintakertomuksessa seuraavat tiedot:

  • saajan nimi
  • hankkeen nimi
  • hankemuoto
  • myönnön määrä (kuukausina ja/tai euroina)
  • hankkeen julkinen kuvaus

Apurahan saajan suostumus verkkosivuilla julkaisemiseen pyydetään hakulomakkeessa.

Apurahan maksamisesta sekä verottajalle ja Melalle tehtävistä lakisääteisistä ilmoituksista vastaa Tieteellisten seurain valtuuskunta, jonka yhteydessä Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta toimii. Apurahan maksamista ja ilmoitusvelvollisuuden hoitamista varten Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta siirtää seuraavat henkilötiedot Tieteellisten seurain valtuuskunnan taloushallinnolle:

  • hakemuksen numero
  • saajan nimi
  • yhteystiedot
  • henkilötunnus
  • verotuskunta
  • pankkiyhteystiedot

Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta ei siirrä apuraharekisterin tietoja EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Manuaalinen aineisto

Päätöslistaus apurahan hakijoista tulostetaan ja liitetään neuvottelukunnan päätöskokouksen pöytäkirjaan. Neuvottelukunnan pöytäkirjat ovat julkisia (Julkisuuslaki 621/1999). Neuvottelukunnan toimikauden arkisto luovutetaan opetus- ja kulttuuriministeriölle ja säilytetään pysyvästi osana ministeriön arkistoa.

Niitä hakemuksia, joille ei myönnetä apurahaa, ei tulosteta vaan käsitellään yksinomaan sähköisinä.

Rahoitettavien hankkeiden hakemukset tulostetaan ja niiden yhteyteen liitetään yksi kappale apurahansaajan kanssa tehtävästä sopimuksesta. Myös apurahan saajien toimittamat hankemuutokset ja apurahan väli- ja loppuraportit tulostetaan ja liitetään alkuperäisen hakemuksen yhteyteen.

Kaikkia asiakirjoja säilytetään lukitussa palokaapissa Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan toimistolla. Asiakirjojen säilytysaika on 10 vuotta apurahapäätöksen päivämäärästä, jonka jälkeen ne hävitetään.

Sähköinen aineisto

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän ja verkkolevyn käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan sihteeristön ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan IT- ja talouspalveluiden työntekijät, joilla on oikeus käsitellä apurahan hakijoiden ja saajien tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Neuvottelukunnan jäsenille arviointia varten siirrettävät apurahahakemusten tiedot suojataan salasanalla ja hävitetään, kun rahoituspäätökset on tehty. Hakija- ja saajarekisterien henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Niiden hakijoiden, joille ei ole myönnetty apurahaa, apurahahakemukset säilytetään myöntövuoden loppuun, jonka jälkeen heidän tietonsa poistetaan tietokannasta.

Apurahansaajat sitoutuvat apurahasopimuksessa ilmoittamaan muuttuneet yhteystietonsa Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnalle. Tällä varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan tai hävitetään viipymättä. Apurahansaajien velvollisuus ilmoittaa muuttuneet yhteystietonsa päättyy, kun apurahan käyttö on selvitetty hyväksyttävästi ja seuranta on päättynyt. Apurahansaajien tietoja säilytetään 10 vuotta apurahapäätöksen päivämäärästä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti kohdassa kaksi (2) mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan verkkosivuille asiasta ilmoituksen. Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta suosittelee rekisteröityjä käymään säännöllisesti sivuillaan ja huomioimaan mahdolliset muutokset selosteessa.

Seloste on päivitetty viimeksi 9.7.2020.