Tietosuoja

Viimeksi päivitetty 30.11.2022

Henkilötietojen käsittely

Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta (TJNK) kunnioittaa yksityisyyttäsi ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti. Henkilötietoja voidaan kerätä esimerkiksi apurahahakemuksen, tapahtumailmoittautumisen tai valtionpalkintoehdotuksen tekemisen yhteydessä.

Henkilötietoja käsitellään verkkosivuilla ainoastaan SSL-salattua (https://) yhteyttä käyttäen. Tiedot suojataan nykyaikaisia organisatorisia ja teknisiä menetelmiä käyttäen ja niihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, jotka työtehtäviensä hoidossa niitä tarvitsevat.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarkastaa rekisteröidyn henkilöllisyys pyynnön yhteydessä.

Rekisteröity voi koska vain pyytää tietonsa poistettavaksi, ja elleivät muut lakivelvoitteet tätä estä, poistetaan tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Evästeet

Verkkosivusto tjnk.fi ei käytä toimiakseen evästeitä. Joillakin sivuilla kuitenkin käytetään kolmansien osapuolien sovelluksia sisältöjen näyttämiseen.

TJNK käyttää videoalustanaan (Googlen) YouTubea. Kun kävijä tulee TJNK:n sivulle, jolle on upotettu YouTube-video, Google voi tallentaa evästeitä kävijän laitteeseen. Evästeiden avulla Google voi kerätä tietoja kävijästä. TJNK ei hallitse Googlen keräämiä tietoja.

Kävijätilastointi

Sivuston käytöstä tehdään kävijätilastointia, jota hyödynnetään sivuston kehittämisessä. Kävijätilastointi toteutetaan Matomo-palvelun avulla. Tietoja kerätään muun muassa siitä, miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt sivustolle, mihin kellonaikaan vierailu on tapahtunut, mistä päin maailmaa vierailu on tapahtunut sekä mitä selainta ja laitetta vierailuun on käytetty. Siitä, mistä vierailu on tullut, ei saada tarkkoja tietoja.

Kävijätilastoinnissa vierailijan IP-osoitteesta poistetaan kaksi viimeistä tavua. Tilastointi ei tallenna käyttäjän laitteelle evästeitä, eikä kerättyä tietoa luovuteta Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan tai Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ulkopuolelle. Tietoja pääsevät katsomaan edellä mainittujen tahojen työntekijät, joiden tehtäviin kuuluu verkkoviestintä.

Kävijätilastointia ylläpidetään Suomessa sijaitsevilla palvelimilla, eivätkä tiedot näin ollen siirry Euroopan unionin alueen ulkopuolelle. Tietoja ei yhdistetä muihin tietolähteisiin, eikä niitä hyödynnetä markkinoinnissa.

Henkilötietorekisterit

TJNK kerää yhteystietoja tiedottaakseen neuvottelukunnan toiminnasta, seminaareista ja koulutuksista sekä neuvottelukunnan antamista ohjeista ja suosituksista. TJNK:n tiedotuksessa käyttämät yhteystiedot ovat osa Tieteellisten seurain valtuuskunnan yhteisrekisteriä. TJNK:n käyttämät tiedot kerätään julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai rekisteröidyiltä itseltään (esim. apurahansaajat, uutiskirjeen tilaajat). 

Kaikkia henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Jokaisella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot TJNK:n rekistereistä ja asiakirjoista ja tarvittaessa pyytää tietojen oikaisemista. 

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

TJNK noudattaa toiminnassaan julkisuuslakia. Lain mukaan kenellä tahansa on pääsääntöisesti oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjoista niiltä osin kuin niihin ei sisälly salassa pidettäviä osia. Asiakirjapyynnön on oltava tiedoiltaan riittävän tarkka, jotta TJNK:ssa voidaan selvittää, mitä asiakirjoja se koskee. 

TJNK:n arkisto luovutetaan kunkin kolmivuotisen toimikauden päätteeksi Kansallisarkistoon osana opetus- ja kulttuuriministeriön pysyvästi säilytettävää arkistoa. Muita kuin nykyisen toimikauden asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ohjataan Kansallisarkistolle.

TJNK pitää rekisteriä (diaari) käsittelemistään asioista. Rekisteröinnillä seurataan asioiden käsittelyä sekä varmistetaan julkisuusperiaatteen ja oikeusturvan toteuttaminen. TJNK:n toimintaan liittyvien tietojärjestelmien käyttötarkoitus ja niihin talletettavat tiedot on koottu tietosuojaselosteisiin.

    Tietosuojaselosteet:

    Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan apuraharekisterin tietosuojaseloste

    1. Rekisterinpitäjä

    Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta (TJNK) / Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV)
    Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
    info(at)tjnk.fi
    puh. 09 228 69 236

    2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

    Pääsihteeri Reetta Kettunen
    Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
    info (at) tjnk.fi
    puh. 09 228 69 236

    3. Rekisterin nimi

    APURAHAREKISTERI, joka koostuu

    1. Tiedonjulkistamisen apurahojen HAKIJAREKISTERISTÄ

    2. Tiedonjulkistamisen apurahojen SAAJAREKISTERISTÄ

    4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

    HAKIJAREKISTERI

    Hakijarekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Hakijat myös antavat hakulomakkeessa suostumuksensa tietojensa käsittelylle.

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

    • apurahahakemusten valmistelu arviointia varten
    • apurahahakemusten arviointi
    • rahoituspäätösten tekeminen
    • rahoituspäätöksistä tiedottaminen
    • apurahahakua koskevien tilastotietojen kerääminen

    SAAJAREKISTERI

    Saajarekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä sopimuksen täytäntöön paneminen. Hakijat ovat myös antaneet hakulomakkeessa suostumuksensa tietojensa käsittelylle.

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

    • sopimuksen tekeminen apurahansaajan kanssa
    • apurahan käytöstä ja raportoinnista ohjeistaminen
    • myönnettyjen apurahojen saattaminen maksatukseen
    • lakisääteisten ilmoitusten tekeminen verottajalle ja Melalle
    • myönnettyjen apurahojen seuranta: selvityspyyntöjen lähettäminen apurahansaajille, väli- ja loppuraporttien käsitteleminen ja seurantapäätösten tekeminen.

    5. Käsiteltävät tiedot

    HAKIJAREKISTERI

    Hakijarekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

    • hakijan nimi
    • yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
    • koulutusaste
    • työnkuva
    • sukupuoli (mies/nainen/ei vastausta)
    • hankkeen työsuunnitelma sekä julkaisu- ja viestintäsuunnitelma, ml. kustannusarvio
    • hankkeen työryhmän muiden jäsenten nimet ja yhteystiedot
    • hakijan ilmoittamat apurahoitettavaa hanketta varten haettu ja saatu muu rahoitus
    • hakijan ilmoittamat kolmen edellisen vuoden aikana saadut apurahat
    • hakijan toimittamat muut tiedot ja liiteaineistot, kuten ansioluettelot, työnäytteet, suosittelijat ja heidän yhteystietonsa

    SAAJAREKISTERI

    Saajarekisterissä käsitellään edellä mainittujen tietojen lisäksi seuraavia:

    • henkilötunnus
    • verotuskunta
    • pankkiyhteystiedot
    • apurahansaajan toimittamat väli- ja loppuraportit

    6. Tietolähteet

    Kaikki rekisterin henkilötiedot saadaan apurahanhakijalta itseltään. Hakija täyttää apurahahakemuksen Tieteellisten seurain valtuuskunnan sähköisessä hakujärjestelmässä ja vastaa tietojen oikeellisuudesta.

    7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

    HAKIJAREKISTERI

    Apurahahakemuksia käsittelevät vain TJNK:n sihteeristö ja jäsenet sekä Tieteellisten seurain valtuuskunnan IT-palvelut.

    Päätöslistaus apurahanhakijoista liitetään päätöskokouksen pöytäkirjaan ja arkistoidaan pysyvästi osana Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan toimikauden arkistoa. TJNK:n pöytäkirjat ovat julkisia (Julkisuuslaki 621/1999). Päätöslistauksessa ovat seuraavat tiedot:

    • hankenumero
    • hakijan nimi
    • hankkeen nimi
    • hankemuoto
    • haetun rahoituksen määrä
    • myönnetyn rahoituksen määrä
    • hankkeen julkinen kuvaus

    SAAJAREKISTERI

    Myönnetyistä apurahoista julkaistaan Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan verkkosivuilla www.tjnk.fi ja neuvottelukunnan vuosittaisessa toimintakertomuksessa seuraavat tiedot:

    • saajan nimi
    • hankkeen nimi
    • hankemuoto
    • myönnön määrä (kuukausina ja/tai euroina)
    • hankkeen julkinen kuvaus

    Apurahan saajan suostumus verkkosivuilla julkaisemiseen pyydetään hakulomakkeessa.

    Apurahan maksamisesta sekä verottajalle ja Melalle tehtävistä lakisääteisistä ilmoituksista vastaa Tieteellisten seurain valtuuskunta, jonka yhteydessä Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta toimii. Apurahan maksamista ja ilmoitusvelvollisuuden hoitamista varten Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta siirtää seuraavat henkilötiedot Tieteellisten seurain valtuuskunnan taloushallinnolle:

    • hakemuksen numero
    • saajan nimi
    • yhteystiedot
    • henkilötunnus
    • verotuskunta
    • pankkiyhteystiedot

    Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta ei siirrä apuraharekisterin tietoja EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle.

    8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

    Manuaalinen aineisto

    Päätöslistaus apurahan hakijoista tulostetaan ja liitetään neuvottelukunnan päätöskokouksen pöytäkirjaan. Neuvottelukunnan pöytäkirjat ovat julkisia (Julkisuuslaki 621/1999). Neuvottelukunnan toimikauden arkisto luovutetaan opetus- ja kulttuuriministeriölle ja säilytetään pysyvästi osana ministeriön arkistoa.

    Niitä hakemuksia, joille ei myönnetä apurahaa, ei tulosteta vaan käsitellään yksinomaan sähköisinä.

    Rahoitettavien hankkeiden hakemukset tulostetaan ja niiden yhteyteen liitetään yksi kappale apurahansaajan kanssa tehtävästä sopimuksesta. Myös apurahan saajien toimittamat hankemuutokset ja apurahan väli- ja loppuraportit tulostetaan ja liitetään alkuperäisen hakemuksen yhteyteen.

    Kaikkia asiakirjoja säilytetään lukitussa palokaapissa Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan toimistolla. Asiakirjojen säilytysaika on 10 vuotta apurahapäätöksen päivämäärästä, jonka jälkeen ne hävitetään.

    Sähköinen aineisto

    Henkilötietoja sisältävän järjestelmän ja verkkolevyn käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan sihteeristön ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan IT- ja talouspalveluiden työntekijät, joilla on oikeus käsitellä apurahan hakijoiden ja saajien tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

    Neuvottelukunnan jäsenille arviointia varten siirrettävät apurahahakemusten tiedot suojataan salasanalla ja hävitetään, kun rahoituspäätökset on tehty. Hakija- ja saajarekisterien henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Niiden hakijoiden, joille ei ole myönnetty apurahaa, apurahahakemukset säilytetään myöntövuoden loppuun, jonka jälkeen heidän tietonsa poistetaan tietokannasta.

    Apurahansaajat sitoutuvat apurahasopimuksessa ilmoittamaan muuttuneet yhteystietonsa Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnalle. Tällä varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan tai hävitetään viipymättä. Apurahansaajien velvollisuus ilmoittaa muuttuneet yhteystietonsa päättyy, kun apurahan käyttö on selvitetty hyväksyttävästi ja seuranta on päättynyt. Apurahansaajien tietoja säilytetään 10 vuotta apurahapäätöksen päivämäärästä.

    9. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot.

    Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti kohdassa kaksi (2) mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

    Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

    10. Tietosuojaselosteen muutokset

    Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan verkkosivuille asiasta ilmoituksen. Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta suosittelee rekisteröityjä käymään säännöllisesti sivuillaan ja huomioimaan mahdolliset muutokset selosteessa.

     

    Tiedonjulkistamisen neuvottelukuntien tapahtumien tietosuojaseloste

    1. Rekisterinpitäjä

    Tieteellisten seurain valtuuskunta
    Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
    tsv(at)tsv.fi
    puh. 09 228 691

    2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

    Pääsihteeri Reetta Kettunen
    Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
    p. 040 733 5935
    info@tjnk.fi

    3. Rekisterin nimi

    Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan tapahtumarekisteri

    4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

    Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien järjestäminen ja kehittäminen.

    5. Käsiteltävät tiedot

    Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

    •     nimi
    •     Sähköpostiosoite
    •     taustaorganisaatio
    •     osallistujatietoja, kuten erikoisruokavaliot

    6. Tietolähteet

    Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat Gruppo OY:n järjestelmään rakennetut ilmoittautumislomakkeet.

    7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

    Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme sekä mahdollisten työpajojen järjestäjille. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

    8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

    Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

    9. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

    Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

    10. Tietosuojaselosteen muutokset

    Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

    ***

    Seloste on päivitetty viimeksi 15.2.2022.